会議のあと、この担当は自分かぁ…。
この行事をすることになったけど、何するんだ？と足取り重いまま職員室に帰ってきました。
全体的な役割分担を見回すと、前年度いた人はそれなりの仕事をしているので、甘える訳にはいかないのかな…と現実を直視し始めます。誰かに声をかけて聞くとしても、まるっきり初めから説明してくれ、というのは自他の時間を消耗し過ぎます。なので、データやファイルがどこにあるか探してみます。
ある程度めぼしのつくところを探して見つからなかったら、個人的にはどん詰まりと自覚すべきです。それ以上探したことがあります。結局、前任者が何も残していなかった、というオチですが、そこで頑張って探していたことが無駄だったと思い知らさたという訳です。
【過去資料がなかった】
なんとなくやってきたもの、決まったものではないから自由にどうぞ、なんていう行事だと作り上げるプロセスが残っていないことがあります。また、あるんだけど、普通だと考えつかないような所に格納されていることもあるので、その時こそ、「〇〇の行事の資料はどこにあるか知っていますか？」と分かりそうな人に聞きます。
それであればいいのですが、本当にないとなると、一からイベントや行事を組み立てなければなりません。一から見えないものを作るのは苦痛でしかありませんし、必要な基本的な観点や、その学校ならではのやり方が抜け落ちることも考えられます。
そのため、私のやり方ですが、似た行事やイベントは他にもあるので、そのデータをコピーして、自分の担当する行事名に書き換えて、内容も相応のものに更新していきます。あとは、集合時間やどれくらい、どこで待機する、道具は何を使う、などの情報を付け加えていけば、70％くらいのものができるはずです。
それを、去年いた人、参加していた人に見てもらって、「流れ的に違和感ないですか？」、「これでできそうですか？」、「何か抜けている感じがしますか？」などと聞きます。そこで、だいたいいけるかなぁ？となったら、行事等の規模にもよりますが、学年会や学部会を通して70％を90％くらいまでもっていきます。
よく、「不完全なものかもしれないので、出せない…。」と、担当だからスキのないものを作らないといけないと思い込んでしまう先生がいます。私から見るとそれは間違いで、提案する場に早めにたどりつくことが最優先なのです。場で検討して、分からないことはその場で確認し、明らかに負担過剰なときは応援やサポートがつくことがあります。当事者意識さえあれば大丈夫、前に進みましょう。
【非効率かもしれないです】
一から調べ、行事等をつくりあげるプロセスを確認しながら組み上げていく手続きは、非効率かもしれません。しかし、何を確認するか、どうやってチームとして協力できるか、何を完成させるか、などについてあれこれ考えるプロセスが重要だと思っています。考えることで、その仕事への理解が進むと思うのです。きちんと理解していれば、不測の事態をある程度予見できますし、予見不可なことが起きた時も、妥当な解決案を導き出しやすくなります。
気の利いた人がいれば、一緒にやってくれることがあります。しかし、基本的に縦割り的に担当を割り振ったのだから担当としてやっといてね、なので、「教えてくれないからやらない」、「講師だから、そこまでしません」などは通りません。（たまにいますが）
少しずつ前に進むことで、仕事が分かるようになります。
気は重いですが、毎日一歩ずつでいいので、やっていきましょう。