先日の、学校の仕事をどうするか考え、結局、簡易マニュアルを作成して配布することにしました。
学校の「まとめ」や「手引き」には、これをしますといった羅列はあるけれど、どう運用するかは経験者の経験則と、決定権のある人しか分からないことが多いです。（これって、まとめや手引きって言えないんじゃない…？）
経験則のある人が次々と異動（退職）してしまい、決定権のある人が、どのように現場レベルの運用をすればいいか考えない（投げるだけ）の場合、現場で運用する先生は「どんなルールでこの仕事が進むのか分からないし、できない」という消化不良状態になりがちです。
【対応策】
できるかできないかは別にして考えてみると
・仕事にかかわる先生方すべてに「あなたの仕事なんだから、要項やマニュアルを読んで、自分で判断して進めてください」と突き放す⇒モレや誤解からくる手違いで、混乱する。
・案件を抱えた先生に、常について仕事の進め方を説明する⇒仕事は進むが、サポートする教員の時間と労力が削られる。仕事は完了するかもしれないが、その仕事が分かる先生を増やすことにつながるかは疑問。
・仕事の進め方を確認して、それをマニュアルとして公のデータバンクに入れておく⇒公のサーバー内に、個人が作った手引書を入れることになり、部署全体で共通確認されたものでない。会議にかけたマニュアルになると、本音より建前がでるので、分かりにくい手引書になりがち。
・マニュアル（手引書）を作成して、それを印刷して、その仕事に直面した先生だけに渡す⇒逐一サポートする必要がなくなり、分かりやすい手順であれば担任の先生が計画的に、すきま時間をつくりながら自分で進められる。
【やったこと】
口語的なマニュアルを作り、順に見て、進めていけばゴールにたどりつけるようにしました。
データの原本は個人で管理することにしました。
何かあれば問い合わせに来るでしょうし、書面を確認しながら自分の手で進めるので、「その仕事が分かる先生を量産できる」ので、その仕事に関する変化を追うだけでよくなり、逐次サポートに走る必要はなくなりました。
仕事の基準や根拠がシンプルで、何をどこまでやれば良しとするか決まっていて、どのような手順をふめばできることか、何をもって終わりとするか分かるものならば、降って湧いた未知の仕事にも取り組めると思います。
ただでさえ人の入れかわりが多くなった職員室で、多様な仕事を間違いなく、安定的にすすめることって大変なことだと思います。近年、質の向上や、きめ細やかに…と言われるようになって、新しい仕事が増え、例年の仕事が頻繁に更新されるようになりました。
手狭で、限られた範囲の仕事であれば、随時更新はできますが、学校のように範囲が広すぎると、洩れや誤解、エラーが頻発しそうなので、「基準」「手引き」が大事になってきていると思います。