午後８時、職員室には、まだ２０名前後の先生がいます。
何をしているのかは分かりませんが、その中に一人、端末に向いて考え込んでいる人がいました。
その先生は２年目の先生で、校外に出る行事の計画書などを作る担当になり、いろいろな書類を作らなきゃと思っているのだけれど、それをどんな手順でやっていったらいいか分からない、とのこと。
【文書作成の難しさ】
民間企業にいたときと、学校にいるときに作成する文書作成について、かなり作り方が違うなと感じています。これが大企業などになると、似た部分が増えるのかもしれません。
民間企業のときは、材料をあつめて文書をつくり、それを上司にみてもらってオッケーしてもらう、という比較的シンプルな流れだったと思います。ところが、学校はどの段階で内諾を得て、経過ごとにどこに確認をとるか、といった根回しが複雑に絡みあうので、どこから手をつけていいか分からなくなることがよくあります。
例えば、外に出てお弁当を食べるので、給食をその日止めたいとします。それだけならいいのですが、行事のために応援に来てくれる先生の分も止めることになるので、応援の先生を決めないと、給食ストップの手続きが進まない、みたいなものが、いろいろなところにちりばめられているのです。
これが、私が時々書き込んでいる「ＨＯＷ」がないので進みにくい状況だといえます。
また、上司にオッケーをもらう前に、一緒に行く先生の意見交換や合意がなければ提出できません。なので、チームとして納得し、理解し、把握しないと、どこかの地点で前に進まなくなることがあります。（行事の日が少しずつ迫っていても、です）
【どうすればいいか】
この先生は、同じ学年で、同じ行事に参加して、実際の流れは体感しています。それでも苦労するのですから、行ったことないけれど、担当になったからやらなきゃいけない先生になると、もっと大変です。
経験年数にかかわらず、停滞したら「ここまで確認したけれど、どんな順番ですすめるんだっけ？」と言えるかどうかが重要です。言わなければ、担当責任者である先生が進めていると思っていたのに、何なの？と個人に責任が降りかかりますが、相談しているのにスルーして停滞したらチームの責任です。
なので、現状を越えに出すことが大事です。一人で抱え込んで考えても、あるところまではできても、どこかで動けなくなります。悩んでも、調べても答えはでません。早々に声に出して、前に進めるようにしましょう。