年度末・年度始めになると、卒業や入学を祝う会などのイベントが校内で行われます。
「ようこそ〇学部へ。これからお祝いの言葉と、各学年の出し物を見て下さい。」みたいな感じです。
これを実行するには、誰かが担当者となり、日程や場所、内容を企画し、部内に周知します。
【担当者になったら】
昨年実施したときのファイルやデータを確認します。担当者は出し物の内容を決める訳ではなく、ひたすら会の枠組みを決め、それを実行できるよう部内の教職員に周知します。
決まっていること、分かっていることを部会などの会議や回覧で周知し、準備させるの繰り返しです。
周知が遅いと準備が間に合わず、中途半端な情報をまわすと部内が混乱します。
早々に確定していくのは時間と場所です。
時間（いつやるか）はすでに分かっていることですが、様々な仕事ごとに個々の教員が動き回っているので、それを１つのイベントに照準をあわせてもらうよう念押しをするのです。「だって、事前に分かっていることじゃん。」は通用しないことがあり、できなかったら結局担当が進捗状況を確認しなかったと結果責任が降りかかってきます。
場所は、前年度並みのことをするなら、同じ場所をおさえにかかります。
反省などで変えた方がいいとあり、それが妥当だと思われた場合や、他の事情と重なって場所を移動せざるを得ないときは、他の場所を確保する必要があります。
これが決まれば、あとは順番に何をして、それぞれに準備・片付け込みで何分使うか計算します。
そうすれば、出し物ごとに、それぞれの学年等が何を、どのようにするか考えて動くでしょう。
【コケないための根回し】
通常、上記の流れでやっていけば会は運営できますが、起こりがちな穴を丁寧に塞ぐことで会が締まります。
それは、会の進行において「いつ始める（終わる）」、「どんな合図で始める（終わる）」、「どうつなぐ」、「どんな導線で動く」「どこに出し物の道具などを置く（片付ける）」かをイメージして、必要な合図や言葉掛けを準備することです。
口頭では難しい場合は、会の次第を紙に書いて示す、入場と退場の音楽を決める、荷物置き場に名札や境界線をひく、などでカバーできます。新年度のチームメイトは昨年のことを全く知らない人ばかりかもしれません。初めての人も流れに乗れる企画運営が参加者に安心感をもたらします。
会の企画は授業構成を考えるとき、より大きな教職員集団をまとめるときの練習（経験）になります。協力的なパートナーを作って、テンポよく動いていけば、きっと充実した会になるでしょう。