昨日、校務分掌の仕事について、「こんな仕事があったんだ」、「これって、誰が担当する仕事なの？」「どんなことを前提に知っておかなければいけないの？」と漠然としたものを具体的な形にするまでの準備に追われていました。
今日は、まず大枠を捉えた仕事について、誰が、どこで、どんなことをする、何をもって終わりか、を一つずつ確認しました。次に、１つひとつのプロセスについて、「何をするのか」理解したうえで、必要な準備をしました。
準備は他の部署との連携（情報交換、役割分担）、資料を更新して揃える、場所の確保、必要な物品の確保、などです。研修だったら講師への配慮や、事後アンケートの作成などです。
【例えば】
たとえば、「救急（心肺蘇生）に関する全校研修の準備をしてください」というミッションがあったとします。
「救急（心肺蘇生）」はどの部署の仕事かというと、健康管理に関することなので、「保健（保健室的）」か、水泳指導にからむものと捉えたときは「体育」のどちらかじゃないかなと判断します。
そうすると、保健か体育、どちらかに情報があるとふんで、ファイルやデータ格納庫をのぞきます。ながめまわし、検索をかけて実施要項までたどり着けば、三分の一が終わったようなものです。実施要項には、主催する部署（学部や分掌など）、日時、場所、おおまかな研修会の流れが記載されています。
講師が校内人材（教員含む）ならば、日時や内容などの確認をしに、話しかければ済みますが、外部人材の場合は契約（ギャラや日時や時間枠など）や準備と片づけの段取り、お出迎えの有無などを確認しなければなりません。
場所は体育館や会議室などの広い所…このような特別教室を使うときは、他の会議などで使われてブッキングしていないか確認して、「ウチがこの場所を使います」と使用簿などに書くか、掲示板などで周知するなどしなげればなりません。「全校でやることだから、みんな分かっているよね」みたいな思い込みは通らないことが多いです。みなさん、それぞれの仕事をかかえていて、時間が空いていれば、そこで何かしようと段取りする人ばかりです。ちゃんと看板をあげないと、ついてきてくれません。
研修に使うものとして、パソコンやスクリーン、プロジェクターなどが挙げられているときは、情報機器を扱う部署（校務分掌）に声をかけて、手続きを経て機材を借りなければなりません。これも、借りるだけでなく、セッティングや操作も含めて誰がやるか明らかにしておかないと、スタッフ不在（みんな参加者）になってしまいます。
事後アンケートを作成するときは、どんな質問内容にするか（例年行われていたら、同じことをきくことに）、アンケートの配布はどのタイミングで行うか、どこに提出するか、いつまでに提出するか、決めておくことが必要です。
なんというか、決まっていることを、その場でパッパと準備してこなすことはできないのです。事前と事後、決められた手続きをふみ、順序通りに企画と運営をすること、これがよくある校内の仕事の進め方でございます。