校務分掌の仕事で、該当する担任の先生に書類を作成してもらい、締め切り日のあとに間違いがないかチェックするというものがありました。
【他の先生に仕事を依頼する】
保健やスクールバスなどに関連する案件は、担任しか分からないこと、担任から保護者に問い合わせてもらわないと分からないことがあるので、担任の先生に仕事を依頼します。
目の前にある仕事は、「何を求められる仕事で、そのプロセスはどのようにたどるのか」。
それが分からなければ始められないし、段階を追って進められないし、終わりが不明瞭なので締め切りに間に合わない、的外れなものができて分掌全体の足並みが揃わなかったりします。
担任の先生が初耳のところから、必要なデータにたどり着き、間違いなく仕事をすすめてもらうにはどうしたらいいか考えます。役割や責任を投げて、やるのは相手なので、私はここまでです、みたいなのは、現場でありがちなパターンですが、これをすると仕事が停滞する、忘れ去られるなんてことになり、集計ができないことが頻発します。
「〇〇という仕事がきています。掲示板にのっているので、やっといてくださーい」
「〇〇という仕事が生活指導部からきていて、時間割調整は教務部なので、時数調整お願いします」
みたいな感じです。受ける側の立場からしたら、どう感じるでしょうか？
【忘れられないために】
仕事をふるとき、どのような手順で、どんな方法を使って伝えるのがいいのか考えます。
特定の書類がなく、「あり・なし」を聞きたいだけとか、簡易なものならば、メールで返信してもらうようにします。ただ、メールだと端末内なので気づいてもらえない、たくさんくるメールの中に埋もれてしまうといった事態が起きるので、付箋などに「〇〇の件について、メールしました。内容を確認して頂き、回答を返信してください。〆切は〇月〇日です」と書いて机上に置いておけば、ほぼほぼ洩れなく返信してもらえます。
所定の書式があり、手書きでないと困る、または少しの手書きで済むものならば、書式は印刷してあげて、書き方の説明、提出先、締め切りを書いた別紙と併せて、書いて欲しい先生に手渡しで依頼するのがベターだと思います。現物があるのだから、失念される可能性はぐっと低くなります。
ワードやエクセルのデータに記入して欲しいときは、データの所在と書き方、締め切りなどを書いて渡します。「所定のフォルダにあるので、各自そこに入れてください」みたいなことを言うと、その仕事をする先生は各自で検索をかけたり、どこにあるデータなのか問い合わせがあったりします。
いい加減な伝達をすることで、追って補足説明に来させるようなことはすべきでないと思うのですが…。
【経験の浅い先生に呈した苦言】
同じ担当として、それぞれ与えられた学年に仕事をしてもらうよう告知することになっていたのですが、告知したら、しっぱなし。締め切りを過ぎて提出されたデータを見てみると、不備がいくつかありました。
「仕事は告知したら終わりでなくて、依頼した内容がきちんとおさえられているか確認するまでが仕事です。きちんと提出され、不備なく作成されているか確認してください」と伝えました。
これが、「言われたことだけやる」ですね…。
導入から締めまでを把握して仕事する習慣をつけないと、何らかの仕事を担当して、リーダーシップをとらなければならないとき右往左往することになります。